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ESPAÑA

Transformación digital en mantenimiento integral multi-site para Serunion a través de nuestra plataforma tecnológica “Freedom”

SECTOR AGROALIMENTARIO Y DISTRIBUCIÓN

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Serunion es una empresa de restauración colectiva a nivel nacional, tiene más de 20.700 profesionales, 23 oficinas y da servicio a 3.050 centros. Sus clientes se encuentran en educación, empresas, sanidad, vending y catering de autor.

Inicialmente, el enfoque de mantenimiento que se tenía establecido en Serunion era el siguiente:

  • Gestión del mantenimiento descentralizada.
  • Presupuestos por centro poco rigurosos.
  • Desconocimiento global de las instalaciones.
  • Desconocimiento de la relación entre mantenimientos preventivos/correctivos.
  • Poco énfasis en mantenimientos técnico-legales.
  • Gran número de proveedores sin ningún acuerdo en precios ni en niveles de servicio (SLA’s).
  • Gran carga administrativa y de seguimiento.

El proyecto consiste en llevar a cabo la gestión del mantenimiento integral de la red de los más de 3.000 edificios que forman la compañía, utilizando el innovador modelo de gestión de mantenimiento integral multi-site de Cloudfm. Se trata de una disruptiva solución de FM, con un sistema totalmente digital, que nos permitía conseguir un control de costes y una mejora en la calidad del servicio.

A través de la plataforma tecnológica en la nube Freedom, podemos impulsar la automatización de todos los procesos, una optimización de la administración y obtener un análisis detallado de datos. De esta forma, tenemos conectados a más de 9.000 técnicos de una red de proveedores que responden a las actualizacionesde cualquier incidencia en tiempo real, lo que nos proporciona valiosos datos para poder tomar las mejores decisiones.

Integración de personas, tecnología y procesos

El objetivo de este proyecto es la transformación digital para adquirir la Excelencia Operacional mediante la integración de personas, tecnología y procesos. Para ello, se marcaron una serie de objetivos:

  • Mantenimiento óptimo de calidad del servicio (trazabilidad del servicio): Conseguir SLA’s claros, transparentes, 100% medibles y reales, que garanticen que las instalaciones estén en los mejores niveles de disponibilidad (número de horas que tienen la máquina operativa), fiabilidad de la máquina y calidad.
  • Ganar eficiencia: Agilizar los procesos operativos y de gestión. Además, disponer de los proveedores más eficientes en términos de tiempo medio por reparación y % de reparaciones en primera visita.
  • Mejorar el control financiero: Control absoluto en tiempo real del gasto de mantenimiento por cada uno de sus centros, actualizado cada día a las 00:00h. Cuando una intervención se ha cerrado como completada, el programa lo detecta automáticamente y lanza una provisión de coste que se cancela, automáticamente, cuando ha entrado la factura.
  • Objetivos y resultados a corto plazo asegurados: Control del gasto a tiempo real.

¿Qué logros hemos conseguido?

Perseguir estos objetivos marcados ha hecho que Serunion haya alcanzado los siguientes logros:

Garantizar un nivel óptimo de calidad en las instalaciones y estén en los mejores niveles de disponibilidad.

Disponer de trazabilidad del servicio: SLA’s medibles y reales de todos los proveedores por área geográfica y por disciplina. Debido a ese análisis se ha modificado la distribución de proveedores para mejorar la calidad de servicio. Actualmente, todos los proveedores están por encima del 70% de los SLA’s establecidos por contrato, por lo que se ha logrado una mejora en los Niveles de Servicio.

Eficiencia: Se ha reducido el coste medio por intervención un 11,5%.

Budget financiero: Se ha podido realizar un Budget fiable por cada uno de los centros. Esto permite que los directores regionales puedan gestionar su presupuesto y centrarse en las desviaciones que se reciben en tiempo real.

Mejora del control financiero y reducción del número de facturas.

Mejora en la toma de decisiones estratégicas mediante un reporting periódico con los datos más relevantes.

Conseguir un ahorro en el coste total del servicio, concretamente, de más del 10,5%.

Gestión de un gran parque de proveedores con mayor eficacia.

Conocer el gasto real que suponen nuestros inmuebles.

Evitando el papel, damos valor a la sostenibilidad, siendo la plataforma la que lo genera todo digitalmente.

Con la externalización de la gestión, Cloudfm se encarga de toda la gestión de inicio a fin, desde que se recibe la incidencia hasta que se paga la factura, comprometiéndose y garantizando la gestión del presupuesto anual. Permite una reducción de costes en la gestión del personal de Serunion en tareas fuera de su core business.

Rentabilidad, Eficiencia y Costes

El ahorro del cliente es de más del 10,5% en los trabajos presupuestados. Además, se consigue un 11,5% de reducción en el coste medio por intervención.

Cloudfm se compromete a que el gasto de mantenimiento de Serunion se reducirá durante los próximos 2 años, llegando a alcanzar ahorros de más del 12%.

Control del ciclo de vida de un activo (máquina), lo que permite decidir si repararla o cambiarla. Control del 100% de garantías de la maquinaria.

Control del cumplimiento de los mantenimientos técnico-legales.

Conclusiones

La tecnología se ha convertido en uno de los pilares básicos del FM, enfocado a mejorar la calidad del servicio y la experiencia de usuario. Y, sin duda, la tecnología y metodología de Cloudfm han permitido aumentar el nivel de eficiencia en la gestión de mantenimiento, llevando la gestión de proveedores hacia un modelo de asociación en base a métricas a tiempo real y mejoras permanentes.

Uno de los retos de la industria del FM es lograr visibilidad y control. Con el modelo de mantenimiento integral multi-site a través de la plataforma tecnológica online “Freedom” no solo logramos esto, sino que también mejorar la calidad del servicio sin incrementar los costes, lo cual le proporciona al cliente ahorros y eficiencia.

Optima News

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